BLOG

Videoconferenties organiseren lastig? Niet met een persoonlijke butler!

Het aantal videoconferenties neemt sterk toe. Dat is niet voor niets: er is op technologisch gebied steeds meer mogelijk en het is prettig om op afstand samen te kunnen werken. Ze zijn echter niet altijd makkelijk te organiseren. Een van de meest voorkomende ergernissen bij vergaderingen is dat ze te laat starten, wat bij videoconferenties nogal eens gebeurt. Wat maakt het organiseren van videoconferenties lastig en hoe kunt u deze obstakels eenvoudig tackelen?

WAAR LOPEN WE TEGENAAN BIJ HET ORGANISEREN VAN VIDEOCONFERENTIES?

Videoconferenties leveren interessante voordelen op zoals tijd- en geldbesparing, verhoogde productiviteit en meer interactie. Voor organisatoren kunnen videoconferenties echter voor grote uitdagingen zorgen. Zij lopen vooral tegen de volgende hindernissen aan:

1. Systemen zijn niet compatible

Als het gaat om videoconferentie-apparatuur is er een breed scala aan merken en systemen in de markt waar bedrijven uit kunnen kiezen. Ieder bedrijf beschikt zodoende over zijn eigen merk en type systeem. Een nadeel is dat de verschillende systemen niet altijd eenvoudig te koppelen zijn, omdat ze een ‘andere taal’ spreken. Met als gevolg dat er moeilijk of zelfs helemaal geen verbinding tussen deelnemers gelegd kan worden.

2. Onvoldoende tijd en kennis aanwezig

Het opzetten van videoconferenties vereist andere vaardigheden dan reguliere vergaderingen. Met name wanneer deelnemers gebruikmaken van verschillende devices en zij zich op diverse locaties bevinden, mogelijk wereldwijd, is het complexer en heeft het meer technische kennis en voorbereidingstijd nodig. Omdat de prioriteiten van de organisator doorgaans ergens anders liggen, zoals bij het inhoudelijk voorbereiden van de vergadering, is er onvoldoende aandacht voor de voorbereiding. Niet zelden worden videoconferenties gestart, terwijl de verbindingen en apparatuur niet voldoende getest zijn. Het is belangrijk om dit te voorkomen, omdat het onnodig veel tijd kost en onprofessioneel overkomt als een geplande conferentie moet worden uitgesteld vanwege onvoorziene technische problemen die niet kunnen worden opgelost.

3. Technische problemen gedurende de vergadering

Niet alleen voorafgaand aan, maar ook tijdens een vergadering verlopen zaken altijd soepel. Haperende techniek en een verbinding die telkens wegvalt, kunnen zeer storend zijn. Vooral als de organisator zelf niet weet hoe hij het probleem snel kan oplossen en er ook geen technische ondersteuning aanwezig is. De videoconferentie wordt soms meerdere malen onderbroken, waardoor de planning nodeloos uitloopt.

STIPT OP TIJD EN PROBLEEMLOOS VERGADEREN

Met de juiste ondersteuning zijn de problemen rondom videoconferenties goed te ondervangen. Een dienst die hier naadloos op aansluit is Videobutler. Deze dienst neemt namelijk allerhande regelwerk rondom vergaderingen voor u uit handen. Dankzij een accurate voorbereiding kan de Videobutler mensen met elkaar verbinden via hoogwaardige videocommunicatie. Zo kunnen deelnemers probleemloos en stipt op tijd met elkaar communiceren. Het doet er daarbij niet toe over welk merk of type videoconferentie-apparatuur deelnemers beschikken; de Videobutler weet mensen en techniek altijd met elkaar te verbinden. Na een succesvolle start, wenst de Videobutler hen een prettige vergadering en stapt uit de bijeenkomst. Mochten er tijdens de meeting vragen of technische problemen ontstaan, dan drukt u eenvoudig op de rode knop en verleent de Videobutler direct technische support op afstand.

Lees hier meer over Videobutler en hoe u optimaal digitaal samenwerken in uw organisatie mogelijk maakt.
Videobutler

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over hoe u optimaal digitaal samenwerken in uw organisatie mogelijk maakt? Neem dan contact met ons op via het contactformulier. U krijgt zo spoedig mogelijk antwoord.

" );