BLOG

Vijf redenen waarom vergaderingen onnodig kostbaar en tijdrovend zijn

Vergaderingen horen effectief en zinvol te zijn. Het staat buiten kijf dat er in Nederland veel wordt vergaderd, maar helaas gebeurt dit niet altijd even efficiënt. Er wordt onnodig veel tijd besteed aan onbelangrijke zaken en deelnemers hebben een passieve houding. Wat zijn vijf veelvoorkomende factoren die vergaderingen kostbaar en tijdrovend maken?

1. GEEN DUIDELIJKE STRUCTUUR

Als er geen agenda is, is er ook geen heldere structuur. Vergaderingen starten al te laat (de nummer één ergernis) en lopen daarna ook nog eens vertraging op omdat de tijd niet goed bewaakt wordt. Een gevolg daarvan is dat deelnemers tijdens discussies van de hak op de tak springen en er aan het einde van de vergadering veel losse eindjes overblijven. Er is geen actiepuntenlijst en er wordt niet of nauwelijks gevolg gegeven aan de output.

2. VERLOREN TIJD DOOR REIZEN

Om bij een vergadering aanwezig te kunnen zijn, moeten deelnemers geregeld vanuit verschillende plaatsen, soms zelfs verschillende landen, naar een specifieke locatie reizen. De tijd dat een medewerker niet inzetbaar is vanwege het reizen is verloren tijd, ook wel ‘time leakage’ genoemd. Niet alleen de verloren tijd is kostbaar, ook de bijbehorende reiskosten slokken jaarlijks veel geld op.

3. TE WEINIG OOG VOOR SOCIALE PROCES

Sociale processen spelen een belangrijke rol bij vergaderingen. Een groep bestaat uit verschillende persoonlijkheden met allemaal een eigen mening en eigen ideeën. Het is belangrijk om daar rekening mee te houden. Alle creatieve ideeën die in het sociale proces ontstaan en worden geopperd, moeten in goede banen geleid worden. Gebeurt dit niet, dan kan het tijdens de vergadering voor veel onrust zorgen omdat deelnemers door elkaar praten.

4. TE VEEL AFLEIDING

U heeft het waarschijnlijk zelf ook meer dan eens zien gebeuren; vergaderingen starten met het drinken van een kopje koffie en praten over koetjes en kalfjes. En ook tijdens de vergadering zijn deelnemers afgeleid door hun smartphone, hun e-mail aan het bijwerken of erger nog, een spelletje aan het spelen. Afgeleide deelnemers zijn passief en leveren nauwelijks input, waardoor vergaderingen nodeloos lang duren en niet zo productief zijn als ze zouden kunnen zijn.

5. LANGDRADIGE PRESENTATIES

Ellenlange presentaties staan de doeltreffendheid van een vergadering behoorlijk in de weg. In het slechtste geval begint het al bij de aanloop; de apparatuur werkt niet of de dia’s zijn onleesbaar. Daarna volgt een onsamenhangend, langdradig verhaal, verteld door een spreker met gebrek aan passie. Presentaties zijn niet allemaal zo rampzalig, maar het kan over het geheel genomen een stuk sneller en treffender.

Er is niets vervelender dan een vergadering die nutteloos voelt en ver over de tijd gaat. Met de juiste samenwerkingstechnologie kunt u vergaderingen echter productief en interactief laten verlopen. Wilt u weten hoe u dit mogelijk maakt? Lees dan het e-book ‘Voorkom problemen! Maak overal samenwerken mogelijk’.
Download het e-book

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over hoe u optimaal digitaal samenwerken in uw organisatie mogelijk maakt? Neem dan contact met ons op via het contactformulier. U krijgt zo spoedig mogelijk antwoord.

" );