BLOG

Wat loopt u mis als u de kracht van de groep niet benut?

Waarom het belangrijk is om deelnemers actief bij vergaderingen te betrekken

 

Als groep kunt u tijdens vergaderingen veel meer bereiken dan alleen. Helaas valt er op dat gebied nog veel te leren. Benut de kracht van de groep door ze actief bij vergaderingen te betrekken. Doet u dit niet dan loopt u waardevolle voordelen mis, zoals kostbare inzichten, hogere productiviteit en enthousiaste werknemers.

Vergaderingen zijn niet altijd even efficiënt. Dit komt onder andere doordat niet iedereen actief meedoet. Dit kan nadelige gevolgen hebben, zoals fouten die te laat worden opgemerkt omdat men niet tijdig goed naar de inhoud kijkt of besluiten die onnodig veel tijd kosten omdat deelnemers niet opletten. Organisaties verliezen hierdoor vaak kostbare tijd, wat de bedrijfsresultaten niet ten goede komt. Welke drie belangrijke voordelen loopt u mis als u er niet in slaagt om alle deelnemers bij vergaderingen te betrekken en daardoor de kracht van de groep niet goed benut?

1. MAXIMALE INZICHTEN

Het antwoord geven op een vraagstuk of het neerzetten van een succesvol project, ligt vaak niet bij één persoon. Het is belangrijk om de talenten van zo veel mogelijk medewerkers te benutten. Op die manier wordt er een volledige invulling aan vergaderingen gegeven en het meeste uit de groep gehaald.

2. SNEL EN EFFICIËNT WERKEN

Betrekt u deelnemers actief (het liefst staand) bij een meeting, dan blijven ze minder lang steken bij de agendapunten en blijft iedereen geconcentreerd. Achteroverleunen en onderuitzakken is er niet meer bij, dus het tempo gaat omhoog. Interactieve vergaderingen zijn niet alleen interessanter; ze zijn ook efficiënter en leiden tot betere eindresultaten. Er kan in één meeting door meerdere mensen aan een project gewerkt worden, in plaats van dat er in verschillende bestanden heen en weer worden gemaild. Zaken worden sneller opgezet, doorgevoerd, afgerond en opgeleverd.

3. GEMOTIVEERDE WERKNEMERS

Erkenning komt niet alleen tot uitdrukking in materiële beloningen, maar ook in het gevoel om ideeën te kunnen uitwerken en uitvoeren. Door werknemers in de gelegenheid te stellen om meer inbreng te geven, zorgt u voor motivatie, betrokkenheid en een lager ziekteverzuim. Zijn werknemers gelukkig? Dan gaat de productiviteit met gemiddeld 12 procent omhoog. Dat komt omdat gelukkige werknemers hun tijd effectiever en meer gefocust benutten.

HOE KUNT U OPTIMAAL INTERACTIEF VERGADEREN?

Het benutten van de kracht van de groep bij vergaderingen heeft dus verschillende voordelen. Het is dan ook van belang dat uw vergaderruimtes efficiënt vergaderen mogelijk maken. Dit is vaak nog niet het geval, waardoor deelnemers die zich op een andere locatie bevinden bijvoorbeeld niet goed mee kunnen doen aan de vergadering. Ook biedt niet iedere vergaderruimte de mogelijkheid om interactieve meetings te houden, waar iedereen aan meedoet. Uw vergaderruimtes optimaliseren om de kracht van de groep te benutten kan een belangrijke stap zijn om te zetten.

Medewerkers zijn vaak ontevreden over de faciliteiten in vergaderruimtes, terwijl leidinggevenden er vanuit gaan dat hun kantooromgeving de vergaderingen goed ondersteunt. Dat blijkt uit onderzoek van Forrester. Lees meer over de inzichten en onderzoeksresultaten ten aanzien van samenwerkingstechnologie in hun rapport.
Naar het rapport

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over hoe u optimaal digitaal samenwerken in uw organisatie mogelijk maakt? Neem dan contact met ons op via het contactformulier. U krijgt zo spoedig mogelijk antwoord.

" );